Servicios digitales para Pymes
Servicios digitales para Pymes
Digitalización
Digitalización
Digitalizamos y organizamos tus documentos físicos para que puedas acceder a ellos de forma rápida, segura y desde cualquier lugar.
Convertimos archivadores, facturas, expedientes y contratos en archivos digitales ordenados, buscables y listos para integrarse en tu flujo de trabajo diario.
Nos ocupamos de todo el proceso: recogida o recepción de la documentación, escaneado profesional, clasificación, indexación y entrega en el formato que mejor encaje con tu empresa.
Así reduces espacio de almacenamiento, minimizas pérdidas de información y ganas agilidad a la hora de encontrar cualquier documento en segundos.
En Ecoservei Solutions ayudamos a empresas y organizaciones a pasar del papel al entorno digital de forma segura y planificada. Analizamos el volumen y tipo de documentación que maneja tu empresa para definir un sistema de clasificación y acceso que sea realmente útil para tu equipo.
Aplicamos protocolos de digitalización que garantizan calidad de imagen, legibilidad y consistencia en todos los archivos generados. A partir de ahí configuramos estructuras de carpetas, nombres de archivo y metadatos para que localizar un documento sea tan sencillo como hacer una búsqueda.
Escaneado de alta calidad para todo tipo de documentos: facturas, contratos, historiales, planos, expedientes y documentación administrativa.
Revisión y control de calidad para asegurar que no falten páginas, que el contenido sea legible y que el formato sea homogéneo.
Conversión a los formatos más habituales (PDF, TIFF, JPG, etc.) según el uso que vayas a darle a la documentación digitalizada.
Clasificación por departamentos, clientes, proyectos, fechas u otros criterios adaptados a tu operativa interna.
Indexación y etiquetado para facilitar la búsqueda posterior, con posibilidad de aplicar OCR para hacer el contenido de los documentos localizable por texto.
Implementación de niveles de acceso y copias de seguridad para mantener la confidencialidad y evitar pérdidas de información.
Entrega de la documentación en sistemas de almacenamiento en la nube, servidores propios o herramientas de gestión documental, según tus necesidades.
Asesoría para definir buenas prácticas internas en la gestión de documentos digitales y en la transición desde el archivo físico.
Servicio continuado de digitalización para nuevos documentos, de forma que tu archivo se mantenga siempre actualizado sin volver al desorden del papel.